Nos astuces pour organiser un séminaire réussie en entreprise

Pour garder une meilleure dynamique, chaque entreprise doit s’assurer de la bonne cohésion de ses équipes. L’un des meilleurs leviers pour y parvenir est le séminaire en entreprise. 

Cet événement a pour objectif de motiver les collaborateurs afin qu’ils s’engagent davantage et présentent, in fine, de meilleures performances.

Ce type d’événement s’anticipe, raison pour laquelle son organisation ne doit pas être prise à la légère !

5 conseils pour organiser un séminaire d’entreprise dans les règles de l’art.

1 ère étape 

 ➡️  Déterminer ses objectifs

Avant de commencer quoi que ce soit, posez vous les bonnes questions, la première chose à faire est d’identifier l’enjeu du séminaire.

• Que souhaitez-vous faire durant cet événement ? Qu’en attendez-vous ? Est-ce pour le lancement d’un produit ? Pour créer du lien entre vos équipes ? Pour stimuler leur créativité ?

À partir de ces premières questions, vous allez pouvoir déterminer vos objectifs en les liant au contexte actuel de votre entreprise.

Ces objectifs peuvent être :

• Informatifs : communiquer sur les objectifs de l’année à venir, faire en sorte qu’un logiciel soit maîtrisé par l’ensemble des collaborateurs, etc. ;
• Relationnels : créer du lien entre les équipes, faciliter l’intégration des arrivants, etc.

Et quand les objectifs sont définis, l’organisation de la ou des journées s’articulera toute seule. Vous serez à même de mieux gérer votre temps et votre budget.

Et n’oubliez pas ce que disait Boileau : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement… »

Plus votre pensée sera claire et limpide, plus les mots pour la définir le seront.

2 ème étape

➡️  Effectuer l’inventaire des besoins

Une fois les objectifs définis, vous devez repérer les éléments nécessaires à mettre en œuvre pour la réussite du séminaire.

Ce sont des éléments tels que :

📍 Le lieu du séminaire : cet endroit dépend de la durée du séminaire, du nombre de participants et du budget qui sera alloué (hôtel, espace événementiel, village de vacance, château, etc.).

• Si c’est un séminaire informatif, inutile de partir très loin, car ce qui compte avant tout, c’est de transmettre une information et de faciliter les choses pour votre auditoire.
• Si c’est un séminaire est relationnel, n’hésitez pas à les dépayser, à les sortir du cadre habituel du travail, en choisissant par exemple un cadre plus vert, plus calme, plus charmant, un cadre où l’on peut pratiquer des activités sportives et culturelles.

🛠  La logistique : en fonction du nombre de participants et du type de la prestation, il est important de prévoir le matériel : vidéo projecteur, tablettes, paperboard, ainsi que le nombre de repas/jour/participant

🚗  Le déplacement des participants : c’est un point essentiel dans la gestion de votre séminaire. Comment se passe le transport des participants ? Vont-ils à l’hôtel ? À quel moment faut-il faire les réservations ? Quelles sont les prises en charge à l’aéroport ou à la gare ? Est-ce que des activités récréatives ou des promenades sont prévues durant le séminaire ?

Un service de conciergerie spécialisé comme Deal4event peut vous accompagner dans cette préparation.

3 ème étape

➡️   Décider du contenu des présentations

Quand les préparatifs sont bien engagés, il est essentiel de se concentrer sur le contenu du séminaire en entreprise. S’il y a plusieurs animateurs durant ce séminaire, il est crucial qu’il y ait une vraie cohérence dans le choix de chacun.

4 ème étape

➡️  Rester attentif à la forme et au fond

Un séminaire est fait de surprises,  il convient de les limiter notamment en évitant les improvisations et en gardant un fil conducteur défini. C’est grâce à cette astuce que vous et vos animateurs réussirez à intéresser votre auditoire avec des sujets pertinents et adaptés.

Toutefois le fond de votre présentation ne suffit pas, il importe qu’il soit accompagné d’une forme dynamique et diversifiée. N’hésitez pas à utiliser le plus de supports possible comme les vidéos, les images, les activités, les infographies pour impliquer un maximum de participants.

5 ème étape

➡️  Penser à la durée des animations et présentations

La question du temps est parfois oubliée alors qu’elle reste au cœur des préoccupations. Il est impératif que chaque présentation s’inscrive dans le planning du séminaire sans empiéter sur la présentation suivante.

Une présentation trop longue risque d’ennuyer votre auditoire et de détourner son attention. Pour cela, limitez-vous à 15 minutes, ce qui vous obligera à rester dans l’essentiel dans vos propos.

Autres petits conseils qui peuvent faire la différence

😊 Privilégier le début de semaine, car ce sont des jours qui sont les moins demandés, et les hôtes font d’autant plus d’efforts pour vous accueillir ;

❌ Évitez les zones touristiques, surtout si le séminaire se passe en période de vacances scolaires, car les prix vont quasiment doubler ;

✅ Demander les disponibilités en termes de dates aux participants : avec un formulaire en ligne (exemple : Google Form) .

Tous ces conseils et astuces vous permettent d’ores et déjà d’avoir une meilleure visibilité sur la tenue de votre séminaire en entreprise et de le réussir dans les meilleures conditions.